Huono prosessi voittaa aina hyvän ihmisen

Akaalainen Tomi Järvinen on työskennellyt tuottavuuden ja prosessien kehittämisen parissa niin suuryrityksissä kuin julkishallinnossa. Kun hänen kanssaan keskustelee kaksi ja puoli tuntia Akaan kaupungin nykytilasta ja työn tekemisen prosesseista, Järvinen poimii esiin muun muassa terveydenhuollon, teknisen toimen ja rakennustarkastuksen mutta kysyy vielä useammin, mitä Akaassa tällä hetkellä mietitään. Mihin keskitytään, prosessiin vai lopputulokseen?

– Semmoinen fiksu sääntö on, että älä keskity lopputulokseen, keskity prosessiin. Se määrittelee lopputuloksen.

Järvisen mukaan ylin johto katsoo yleensä seurauksia, vaikka niillä ei pysty johtamaan. Näin toimi hänen mielestään kaupunginjohtaja Aki Viitasaari todetessaan, että perhekeskus ei toimi, koska huostaanottojen määrä kasvaa.

– Viitasaari päätteli, että kun huostaanotot ovat lisääntyneet, on tehty huonoa työtä. Olisi pitänyt seurata ja mitata prosessia eli mitä perhekeskuksessa tehdään. Tämä kyseinen asia on monimutkainen, ja lopputulos ei varmasti ole nähtävillä heti, mutta siinäkin pitäisi katsoa ja johtaa tekijöitä, joihin perhekeskus voi vaikuttaa. Esimerkiksi siihen, kuinka paljon on oltu kontaktissa lasten ja lasten vanhempien kanssa ja kuinka paljon on kotikäyntejä tai muita.

Johtaminen tapahtuu aina päivittäisen toiminnan tasolla, ja se lopulta määrittelee lopputuloksen.

– Kaupunginjohtaja on vain esimerkki. Tällaista seurausten johtamista se on pääsääntöisesti myös muualla, niin julkishallinnon kuin yritysten johdossa, Järvinen sanoo.

Sadan ihmisen työt 50 ihmisen voimin

Kun prosesseja kuvataan ja parannetaan, pitää Tomi Järvisen mukaan muistaa, että aina on olemassa kolme eri näkökulmaa prosessista. Se mikä on, se minkä luullaan olevan ja se, mikä pitäisi olla. Tällä hetkellä Järvisestä tuntuu, että Akaassa ei ole minkäänlaista prosessia esimerkiksi siinä, miten organisaatiosta poistuneen liikuntasihteerin työt hoidetaan eikä siinä, miten kaupungin kiinteistöistä pidetään huolta.

Kaikessa kaupungin toiminnassa pitäisi Järvisen mielestä lähteä asiakasnäkemyksestä eli tuoda asiakas keskiöön kuvitellun sisäisen tehokkuuden ja osaoptimoinnin sijasta.

– Prosessit pitää suunnitella palvelemaan asiakasta paremmin eli lyhyemmällä läpimenoajalla ja paremmalla laadulla. Tämä tehdään karsimalla prosessista pois niitä vaiheita, joista asiakas ei ole valmis maksamaan. Näin paranee oikeasti tehokkuus.

Kuten monen muun, myös Tomi Järvisen mielestä Akaan kaupungin toimintaa on pakko tehostaa, koska se on seitsemän miljoonaa euroa pakkasella.

– Ihan varmasti myös kuntien palveluprosesseja pystytään tehostamaan, kuten on tehty yksityisellä puolella. Ideana yksityisellä puolella on se, että jos aikaisemmin on tuotettu palveluja 100 ihmisen voimin, niin prosesseja muuttamalla saadaan tuotettua sama palvelu 50 hengen organisaatiolla. Tällöin voidaan valjastaa loput 50 henkilöä johonkin toiseen tehtävään tai tuotetaan 100 hengen organisaatiolla tuplamäärä palveluja. Toisin sanoen kaksinkertaistetaan myynti samalla määrällä henkilöitä.

Seuraava tavoite on kapasiteetin ja myynnin nelinkertaistaminen alkuperäiseen verrattuna.

– Tästä on teollisuudessa esimerkkejä vaikka kuinka. Kuntapuolen ongelma on se, että ”myyntiä” ei voida noin vain lisätä, koska tehtävänä on tuottaa lakisääteisiä palveluja kuntalaisille ja uusia markkinoita ei voida rohmuta. Mutta käsittääkseni sellaista lakia ei ole, joka määrää julkisen puolen työllistämään ihmisiä.

Juustohöylä ei toimi

Tomi Järvinen tietää, että myös yksityisellä puolella on ”hoidettu näitä asioita päin helkkaria” eli irtisanottu puolet väestä, jätetty prosessit muuttamatta ja ihmetelty, kun myynti ei kasva. Sama vika on juustohöylässä, jota käyttävät niin yritykset kuin valtio ja kunnat. Myös Akaa tuoreella talouden tasapainottamisohjelmalla.

– Juustohöylämallissa toiminnasta poistuu väkisinkin arvoa tuottavaa, sitä josta asiakas olisi valmis maksamaan, kun taas kestävän karsimismallin ideana on kartoittaa prosesseista arvoa tuottamaton työ ja poistaa se kohdennetusti luomalla uusi parempi prosessi.

Jos Tomi Järvisellä olisi tuotantoyritys, hän ei missään nimessä lähtisi juustohöyläämään.

– Täälläkin koko ajan leikataan, mutta ei puututa prosesseihin. Lopputulos ei voi olla paras mahdollinen. Palveluverkkoa suunnittelevan työryhmänkin pitäisi katsoa ensisijaisesti prosessia, ei karttaa. Jos lakkautetaan koulu, pitää muuttaa myös prosessia, jonka osa koulu on ollut. Minä en ole toistaiseksi kuullut, että prosesseja olisi kuvattu, analysoitu ja muutettu. Mikäli olen väärässä, tulen mielelläni kaupungintalolle katsomaan nykytilan prosessikuvauksia, sen perusteella löydettyjä ongelmia ja juurisyyanalyysejä sekä tulevan tilan prosessikuvauksia ja prosessin kyvykkyyttä mittaavia tunnuslukuja, Järvinen lupaa.

Jos prosessi ei muutu, on työntekijän turha pyristellä vastaan sen enempää ennen kuin jälkeen juustohöylän.

– Hyvä ihminen ei voita huonoa prosessia. Huono prosessi voittaa aina.

Akaa tai Ankkalinna, kunhan palvelu pelaa

Tomi Järvinen on kovistellut nykyisiä akaalaispäättäjiä kahden kesken, vaalikahviloissa ja yleisönosastolla. Itse hän ei ole lähtenyt kuntapolitiikkaan, koska sopivaa puoluetta ei ole. Puheidensa perusteella häntä on pidetty niin porvarina kuin kommunistina, mutta linja pitää.

– Jos sanon, että pitää tehostaa, minulle sanotaan, että ei pysty. Silloin minä laitan rastin seinään, että nyt on ensimmäinen paikka, missä se ei onnistu. Akaa. Pitää vain saada oikeat ihmiset kuvaamaan prosesseja ja sitä, miten ne toimivat ja miten niitä voi parantaa.

Tomi Järvinen ei puhu Toijalasta, Viialasta ja Kylmäkoskesta vaan koko ajan Akaasta. Mutta sekin on vain nimi kylteissä ja kaavakkeissa.

– Minulle on sama lukeeko täällä Ankkalinna vai Akaa. Kunhan palvelut toimivat ja koen saavani verorahoilleni vastinetta. Olen huolestunut kansalainen, joka rahoittaa näitä palveluita, Järvinen toteaa.